ORGANISASI apapun bentuknya, baik dalam sektor bisnis, pemerintahan maupun non-profit, termasuk organisasi berbasis agama seperti organisasi Islam, harus mampu beradaptasi dengan perubahan dinamis baik dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal). Sehingga dalam menghadapi era globalisasi dan digitalisasi saat ini, organisasi dituntut untuk lebih responsif dan fleksibel dalam menghadapi perubahan
Dalam konteks dinamika internal, organisasi sering kali menghadapi perubahan yang mencakup; restrukturisasi, pergantian kepemimpinan, perubahan budaya organisasi, perubahan fokus program, pengembangan kapasitas anggota dan lain sebagainya. Tantangan ini memerlukan adaptasi yang cepat dan tepat agar organisasi tetap efektif dan efisien.
Sedangkan, perubahan eksternal mencakup; perkembangan teknologi, perubahan kebijakan pemerintah, dinamika ekonomi dan pasar, perkembangan teknologi, perubahan demografi masyarakat, isu-isu sosial-budaya-politik, tuntutan masyarakat dan lain sebagainya. Sehingga, tantangan ini memerlukan respon yang memadai terhadap setiap perubahan ini untuk tetap relevan dan dapat menjalankan misinya secara efektif.
Realitas tersebut, menuntut setiap organisasi agar senantiasa dapat menjadi pemain utama dalam perubahan untuk merekonstruksi dirinya, agar tidak menjadi korban perubahan akann tetapi menjadi pengendali perubahan. Sehingga, desain organisasi yang fleksibel adalah kunci untuk tetap relevan dan efektif dalam menghadapi tantangan-tantangan tersebut, sambil tetap mempertahankan identitas dan jatidiri organisasi.
Dengan kata lain fleksibilitas dalam desain organisasi menjadi sebuah keniscayaan, untuk menghadapai berbagai tantangan tersebut, sehingga desain organisasi yang kaku dan tradisional, tidak lagi mampu menjawab kebutuhan organisasi yang dinamis, justru akan mengakibatkan sebuah organisasi akan jumud (stagnan), tertinggal dan menjauh dari realitas peradaban itu sendiri.
Model Desain Organisasi yang Fleksibel
Sebagaimana diuraikan di atas, bahwa fleksibilitas dalam melakukan desain organisasi secara tidak langsnung akan menunjukkan identitas dan jatidiri organisasi itu sendiri. Yang dalam pelaksanaanya akan berpengaruh terhadap budaya dan program kerja yang diusung dan menjadi prioritas.
Hal yang paling sederhana untuk melihat desain organisasi adalah bagaima konstruksi dari struktur organisasi tersebut dibangun. Tidak bisa lagi mengandalkan struktur organisasi konvensional dan tradisonal yang cenderung kaku, sertq hanya memilih salah satu dari model struktur yang lazim seperti: lini, fungsional,divisional dan matriks. Akan tetapi, dalam menghadapi realitas saat ini setidaknya model desain berikut ini dapat menjadi pilihan:
Pertama, Struktur Organisasi Hybrid, Struktur organisasi hybrid menggabungkan elemen-elemen dari berbagai struktur organisasi tradisional, seperti fungsional, divisional, dan matriks. Hal ini memungkinkan fleksibilitas dalam penugasan dan koordinasi antar-departemen, serta adaptasi yang lebih cepat terhadap perubahan lingkungan eksternal.
Kedua, Agile Organization, Model organisasi agile berfokus pada kecepatan, fleksibilitas, dan kolaborasi. Tim-tim kecil yang cross-functional bekerja secara mandiri untuk menyelesaikan proyek-proyek tertentu. Ini memungkinkan respon cepat terhadap perubahan dan inovasi berkelanjutan.
Ketiga, Learning Organization, Organisasi pembelajar (learning organization) adalah organisasi yang terus-menerus meningkatkan kemampuan mereka untuk menciptakan masa depan yang diinginkan. Hal ini dicapai melalui pembelajaran kolektif dan individu, serta budaya organisasi yang mendukung eksperimen dan inovasi.
Keempat, Networked Organization, Organisasi yang berbasis jaringan (networked organization) memanfaatkan teknologi informasi untuk menghubungkan berbagai unit dan individu dalam organisasi. Ini memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, akses informasi yang lebih cepat, dan pengambilan keputusan yang lebih efektif.
Memilih model desain struktur organisasi tidak bisa hanya berdasarkan selera ataupun feeling semata, melainkan harus melalui kajian dan disesuaian dengan resources (sumber daya) organisai, termasuk jatidiri dan budaya organisasi, dan disesuaikan dengan kebutuhan dan perencanaan ke depan. Sehingga pemilihan model organisasi itu pada akhirnya harus compatible dengan visi dan misi organisasi itu sendiri.
Strategi Implementasi
Setalah memilih salah satu dari beberapa model struktur yang ada, maka organisasi harus melakukan menentukan strategi implementasi yang tepat terhadap pilihannya itu. Sehingga dalam pelaksanaannya nanti, fleksibilitas dalam desain organisasi, benar-benar menjadi solusi yang tepat bagi organisasi. Beberapa langkah konkret tersebut diantaranya adalah:
Pertama, kepemimpinan yang visioner dan transformatif, setiap model struktur organisasi yang ada sangat tergantung sejauh mana pemimpin dalam memandu organisasi. Pemimpin yang visioner yang mampu melihat masa depan organisasi melampuai zamannya akan membawa proses transformasi organisasi yang semakin relevan.
Kedua, menjaga identitas dan jatidiri, implementasi desain organisasi yang fleksibel harus tetap mempertahankan identitas dan nilai-nilai Islami, sebagai jatidiri. Ini dapat dilakukan dengan memastikan bahwa semua perubahan dan inovasi yang dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip syariah dan ajaran Islam. Kepemimpinan yang visioner dan berkomitmen pada nilai-nilai Islami sangat penting dalam hal ini.
Ketiga, membangun budaya organisasi yang adaptif, membangun budaya organisasi yang mendukung fleksibilitas dan inovasi adalah langkah penting. Ini melibatkan menciptakan lingkungan kerja yang mendorong kreativitas, kolaborasi, dan pembelajaran berkelanjutan. Penghargaan dan pengakuan terhadap inisiatif inovatif juga dapat memperkuat budaya ini.
Keempat, pelatihan dan pengembangan SDM, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM) menjadi kunci dalam mendukung fleksibilitas organisasi. Program pelatihan yang berkelanjutan untuk meningkatkan keterampilan teknis dan soft skills, serta pengembangan pemahaman tentang dinamika internal dan eksternal, sangat diperlukan.
Kelima, pemanfaatan teknologi informasi, keberadaan teknologi informasi memainkan peran penting dalam mendukung fleksibilitas organisasi. Penggunaan sistem manajemen informasi yang canggih, alat kolaborasi digital, dan platform komunikasi yang efisien dapat meningkatkan efisiensi operasional dan responsivitas terhadap perubahan.
Keenam, pengelolaan perubahan yang efektif, mengelola perubahan dengan efektif adalah kunci untuk sukses dalam mengimplementasikan desain organisasi yang fleksibel. Ini melibatkan komunikasi yang jelas dan transparan, partisipasi aktif dari semua tingkatan organisasi, serta manajemen resistensi terhadap perubahan.
Ketujuh, membangun sistem pengukuran dan evaluasi: setiap perubahan akibat dari perubahan desain organisasi tidak selamanya berjalan sesuai dan persis dengan yang direncanakan. Oleh karenanya mengembangkan sistem pengukuran dan evaluasi yang efektif akan menjadi alat untuk memantau kinerja organisasi dan melakukan penyesuaian serta perbaikan yang diperlukan.
Penutup
Desain organisasi yang fleksibel adalah kebutuhan mendesak bagi organisasi Islam dalam menghadapi dinamika internal dan eksternal yang terus berkembang. Model seperti struktur organisasi hybrid, agile organization, learning organization, dan networked organization menawarkan pendekatan yang memungkinkan adaptasi cepat tanpa mengorbankan identitas dan nilai-nilai fundamental dan dapat disesuaikan dengan visi, misi serta jatidiri setiap organisasi.
Implementasi yang efektif memerlukan strategi yang komprehensif, termasuk kepemimpinan yang visioner dan transformative, menjaga nilai-nilai Islami, pengembangan SDM, pemanfaatan teknologi, budaya organisasi yang adaptif, dan pengelolaan perubahan yang efektif, serta adanya mekanisme monitoring dan evaluasi yang memadai.
Dengan pendekatan ini, organisasi Islam dapat tetap relevan, inovatif, dan kompetitif di tengah tantangan global yang semakin kompleks. Dan pada akhirnya organisasi Islam dapat terus berkembang dan memberikan kontribusi positif bagi masyarakat di tengah tantangan zaman yang dinamis dan tidak menentu.
*) ASIH SUBAGYO, penulis peneliti senior Hidayatullah Institute (HI)
