SEMARANG (hidayatullah.or.id) — Sekretaris Dewan Pengurus Daerah (DPD), Organisasi Pendukung (Orpen), Amal Usaha, dan Badan Usaha Hidayatullah se-Jawa Tengah mengikuti kegiatan Upgrading Sekretaris Hidayatullah yang dilaksanakan di Balai Diklat Keagamaan Semarang, Sabtu (22/8/2026).
Kegiatan ini menghadirkan Wakil Sekretaris Jenderal I DPP Hidayatullah, Dede Heri Bakhtiar, S.E., M.M., sebagai pemateri.
Dalam paparannya, Dede menjelaskan bahwa tugas dan peran sekretaris dalam sebuah organisasi berfokus pada empat aspek utama, yaitu tata kelola administrasi, komunikasi, pendokumentasian, dan efisiensi operasional.
“Sekretaris bertindak sebagai tulang punggung (backbone) organisasi yang memastikan seluruh kebijakan pimpinan dan program kerja organisasi berjalan efektif dan efisien,” ujarnya.
Empat Peran Utama Sekretaris
Ia memaparkan empat peran utama yang harus dijalankan seorang sekretaris. Pertama, peran administratif, yakni menjadi pusat lalu lintas dokumen dan informasi resmi organisasi, memastikan berkas legal dan rekam jejak kegiatan tercatat rapi dan mudah diakses kapan saja.
Kedua, peran operasional, yaitu membantu ketua dalam mengelola kantor atau sekretariat, mengatur agenda lembaga, serta menindaklanjuti keputusan rapat. Ketiga, peran koordinatif, yakni menjadi jembatan komunikasi dan koordinasi antara pengurus, stakeholder internal maupun eksternal, serta mitra kerja organisasi.
Keempat, peran sebagai juru bicara atau humas secara kondisional, yaitu mewakili organisasi dalam urusan resmi surat-menyurat serta memberikan informasi dasar kepada pihak luar apabila ditugaskan oleh ketua.
Lima Tugas Pokok Sekretaris
Selain itu, Dede turut memaparkan lima tugas pokok yang wajib dijalankan seorang sekretaris organisasi. Pertama, pengelolaan surat dan dokumen, meliputi penyusunan, pencatatan, pengarsipan, dan pendistribusian surat masuk maupun keluar serta dokumen legalitas.
Kedua, manajemen rapat, yang mencakup penyusunan agenda, pengiriman undangan, penyiapan akomodasi, hingga pencatatan dan pembagian notulensi hasil rapat. Ketiga, komunikasi dan humas dasar, berupa pengelolaan email resmi, korespondensi, kontak organisasi, serta pelayanan kepada stakeholder sesuai kebutuhan.
Keempat, pelaporan dan evaluasi, yaitu menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) program kerja lembaga secara berkala maupun tahunan, termasuk rekapitulasi kegiatan dan kehadiran pengurus. Kelima, kerumahtanggaan dan inventarisasi aset, meliputi pengelolaan ATK dan fasilitas kantor, serta memastikan kebersihan dan kenyamanan sekretariat.
Empat Kompetensi Dasar yang Wajib Dimiliki
Di akhir paparannya, Dede menekankan empat kompetensi dasar yang wajib dimiliki seorang sekretaris, yaitu ketelitian tinggi (attention to detail), kemampuan manajemen waktu, keterampilan komunikasi baik lisan maupun tulisan, serta kemampuan mengoperasikan perangkat digital.
Kegiatan Upgrading Sekretaris ini diharapkan mampu meningkatkan kapasitas dan profesionalisme para sekretaris di lingkungan DPD, Orpen, Amal Usaha, dan Badan Usaha Hidayatullah se-Jawa Tengah, sehingga tata kelola administrasi dan komunikasi organisasi dapat berjalan semakin rapi, efektif, dan akuntabel.
