DALAM era dunia yang terus berubah dengan cepat dan penuh ketidakpastian, konsep “Agile Organization” semakin menjadi kunci untuk kelangsungan dan kesuksesan bagi sebuah organisasi.
Sebagai suatu paradigma organisasional, maka Agile Organization bukan hanya sekadar tren, melainkan suatu kebutuhan mendesak untuk beradaptasi dengan perubahan yang konstan dan memanfaatkannya sebagai peluang, dan kemudian menjadi organisasi yang memimpin ke masa depan.
Ada sebuah anggapan jika struktur organisasi yang lengkap bahkan cenderung “gemuk” menunjukkan bahwa organisasi itu di urus secara serius, dan dapat menjalankan banyak program-programnya. Namun kenyataan yang didapat, kerapkali malah sebaliknya.
Justru kemampuan organisasi melakukan transformasilah yang seringkali menjadi kunci. Bahkan dengan struktur yang minimalis sekalipun, namun telah melawiliki fungsi dalam organisasi.
Sudah jelas bahwa pemilihan struktur organisasi ini, tetap dalam koridor untuk mengikuti sekaligus menyongsong perkembangan zaman. Namun dengan tetap mempertahankan nilai-nilai inti dari organisasi.
Sehingga, memilih struktur yang tepat, akan menjadi sebuah jawaban logis, untuk terus menjaga eksistensi organisasi, bahkan sebagai bagian yang tak terpisahkan untuk mempersiapkan masa depan organisasi untuk menjadi pemenang.
Apa itu Agile Organization?
Agile Organization adalah pendekatan inovatif dalam pengelolaan organisasi yang menekankan fleksibilitas, adaptabilitas, dan responsivitas terhadap perubahan.
Dibangun berdasarkan prinsip-prinsip agile yang pertama kali diterapkan dalam pengembangan perangkat lunak (software development), di mana Agile Organization berupaya menerapkan kerangka kerja tersebut ke seluruh struktur dan budaya organisasi.
Di dalam Agile Organization, perubahan dianggap sebagai suatu konstan, bukan sekadar tantangan. Ini melibatkan perubahan paradigma dari model manajemen tradisional menjadi lebih terbuka terhadap kolaborasi, eksperimen, dan iterasi berkelanjutan.
Organisasi yang mengadopsi pendekatan ini berusaha untuk menciptakan lingkungan yang mampu menyesuaikan diri dengan dinamika eksternal yang berubah dengan cepat, merespon umpan balik direspon secara cepat, dan menghasilkan solusi inovatif dengan memanfaatkan kekuatan tim dalam organisasi.
Agile Organization memberikan penekanan pada pembentukan tim lintas-fungsi yang mandiri, mampu bekerja secara kolaboratif dan mengambil keputusan di tingkat yang paling dekat dengan tindakan.
Penerapan prinsip-prinsip agile, seperti iterasi, tanggapan cepat terhadap perubahan, dan komunikasi terbuka, membantu organisasi mengurangi birokrasi, meningkatkan efisiensi operasional, dan menciptakan budaya inovasi yang dinamis.
Dengan fokus pada nilai dan kebutuhan stakeholder, transparansi, dan keterlibatan seluruh elemen organisasi, maka Agile Organization menciptakan fondasi untuk kesuksesan jangka panjang di tengah ketidakpastian dan persaingan antar organisasi yang intens, baik organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba.
Mengapa Harus Memilih Agile Organization?
Sebagaimana diuraikan di atas, pemilihan struktur dalam sebuah organisasi, sesungguhnya dapat mencerminkan eksistensi organisasi itu sendiri.
Dan, alat ukur yang dapat dijadikan indikator apa dan bagaimana sebuah organisasi dalam mencapai visi, misi dan tujuannya, sebenarnya dapat di lihat dengan bagaimana mereka menetapkan struktur organisasinya.
Dengan demikian alasan mengapa organisasi memilih struktur yang “agile” dapat diuraikan sebagai berikut:
Pertama, Adaptasi terhadap Perubahan Cepat, dalam dunia yang terus berubah dengan cepat dan bahkan tidak jelas (uncertainty), maka organisasi perlu bisa beradaptasi dengan cepat dan tepat. Agile Organization memungkinkan perubahan struktural dan strategis tanpa mengorbankan produktivitas dan tanpa meninggalkan nilai-nilai inti (jatidiri) organisasi.
Kedua, Peningkatan Inovasi, struktur yang lebih terbuka dan proses yang fleksibel merangsang kreativitas dan inovasi di antara anggota tim atau elemen organisasi. Hal ini akan membantu organisasi untuk merumuskan program dan strategi implementasi yang tetap relevan dan kompetitif.
Ketiga, Peningkatan Kepuasan Pelanggan/Anggota, dalam organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba, dengan fokus pada responsivitas terhadap kebutuhan pelanggan/anggota, maka Agile Organization mampu memberikan produk dan layanan yang selalu inovatif, sehingga lebih sesuai dengan harapan pelanggan/anggota.
Keempat, Efisiensi Operasional, melalui pendekatan yang terus-menerus diperbarui dan disesuaikan dengan dinamika internal dan eksternal organisasi, maka organisasi dapat fokus pada tujuan, sehinnga dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi.
Tantangan
Tidak ada perubahan yang selamanya berjalan mulus tanpa ada kendala dan tantangan. Demikian halnya ketiuka model “agile” ini menjadi pilihan bagi sebuah organisasi. Beberapa tantangan tersebut dapat dijelaskan sebagaimana dibawah ini:
Pertama, Perubahan Kultur Organisasi, mengadopsi budaya kerja yang terbuka terhadap perubahan dan inovasi dapat menjadi tantangan, terutama dalam organisasi dengan sejarah tradisional. Bisa jadi menimbulkan resistensi, karena sudah nyaman dengan struktur sebelumnya. Resistensi bisa berasal dari level bawah, bahkan hingga ke top manajemen. Maka diperlukan sosialisasi yang memadai untuk menjelaskan prubahan yang ada.
Kedua, Kesulitan dalam Pengukuran Kinerja, dengan adanya perubahan maka, metrik yang relevan untuk mengukur keberhasilan Agile Organization mungkin berbeda dari metrik tradisional, yang biasa dilakukan, sehingga dapat menyulitkan evaluasi kinerja. Oleh karenanya metrik yang disusun untuk mengukur kinerja, juga disesuaikan dengan perubahan yang ada, sehingga memudahkan dalam melakukan penilaian.
Ketiga, Pengelolaan Ketidakpastian, setiap perubahan yang tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan ketidak jelasan dan ketidakpastian. Sehingga lingkungan yang berubah dengan cepat seringkali penuh ketidakpastian, dan beberapa organisasi mungkin merasa sulit untuk mengelola ketidakpastian tersebut. Oleh karenanya merumuskan change management (manajemen perubahan) menjadi salah satu kunci penting.
Beberapa tantangan yang lain bisa jadi dihadapi oleh organisasi. Dan, tantangan tantangan tersebut sangat mungkin untuk diatasi jika sejak awal sudah dirumuskan framework (kerangka kerja) untuk melakukan perubahan menjadi Agile Organization ini. Bahkan sejak awal juga perlu dilakukan mitigasi risiko yang memadai, sehingga tidak menimbulkan goncangan (instabilitas) dalam organisasi.
Implementasi Agile Organization
Salah satu hal yang krusial untuk menerapkan Agile Organization adalah berkenaan dengan strategi implementasi. Sehingga dalam proses implementasi perlu disiapkan dengan matang dan terukur, sehingga kedepannya dapat dievaluasi dengan baik, jika terjadi kendala. Bahkan bisa jadi lesson learned pada setiap tahapanya.
Secara garis besar, tahapan implementasi dapat dirumuskan sebagi berikut:
Pertama, Pelatihan dan Pengembangan Staff/Anggota, menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan pemahaman tentang prinsip-prinsip Agile dan membangun keterampilan yang diperlukan. Hal iini sebagai upaya untuk mempersiapkan diri terhadap perubahan dan berbagai dampak yang akan dihadapi.
Kedua, Tim yang Berfokus pada Proyek, untuk menjamin proses perubahan berjalan dengan baik, maka perlu membentuk tim lintas-fungsi dan lintas departemen/bidang yang fokus pada tujuan tertentu yang sudah ditetapkan. Pada saat yang bersamaan juka mempromosikan model kerja yang mengedepankan kolaborasi dan kreativitas.
Ketiga, Penerapan Metode Agile, seara bertahap tim juga mulai mengadopsi metode Agile seperti Scrum atau Kanban untuk mengatur pekerjaan dan memastikan kelancaran proses. Sehingga didapatkan quick win, sebagai pencapaian awal, untuk dijadikan barometer dalam pencapaian implementasi berikutnya.
Keempat, Komunikasi Terbuka dan Kolaborasi, dalam setiap perubahan komunikasi, justru menjadi kunci utama, dibandingkan hal-hal yang sifatnya teknis dan praktis/pragmatis. Sehingga perlu untuk mendorong komunikasi terbuka di seluruh elemen organisasi serta mendorong kolaborasi lintas departemen, untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Kelima, Iterasi dan Pembelajaran Berkelanjutan, dalam sebuah perubahan sesungguhnya tidak ada yang sifatnya statis, atau tetap, melaainkan dia terus berkembang, sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, melakukan iterasi terus-menerus pada proses dan memanfaatkan pembelajaran dari setiap iterasi yang ada, dalam meningkatkan kinerja.
Dengan demikian maka, Agile Organization bukanlah sekadar konsep, tetapi suatu pilihan dan keharusan bagi organisasi yang ingin tetap relevan di tengah perubahan yang cepat.
Tinggalkan model struktur yang gemuk, yang berpotensi lamban dan tak lincah merespon dinamika perubahan yang semakin cepat.
Selanjutnya, dengan berfokus pada adaptabilitas, inovasi, dan kolaborasi, organisasi dengan mudah dapat mengambil langkah-langkah menuju ketangguhannya, dan kemudian akan mendapati diri mereka memiliki daya saing yang lebih baik di dunia yang selalu berubah.[]
*) ASIH SUBAGYO, penulis peneliti senior Hidayatullah Institute (HI)
